Excel中如何确保数据输入的唯一性

铁兵 提交于 周三, 2007-05-23 14:57

  在Excel数据录入的过程中,有些数据是需要确保唯一性的,比如说职员ID,商品编号等,凭人工判断是非常麻烦的,有时候难免会输入重复。为了避免重复 输入,可以利用Excel的数据有效性来对数据进行验证,当输入已有的内容时,让Excel自动提示。其具体做法如下:


设置有效性条件
假 如A列要输入的是职员ID,必须具有唯一性,在输入之前对其进行设置。选择单元格A1(假设第一个职员ID输入到A1),执行“数据”菜单中的“有效性” 命令,弹出“数据有效性”对话框,选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“自定义”,在“公式”框内输入“=COUNTIF(A:A,A2)= 1”

设置出错警告
  通过上面的方法,把判断条件已经设置好了,在满足条件即出现重复项是怎么办?那就要设置出错警告。选择“数据有效性”对话框中的 “出错警告”选项卡,选中“输入无效数据是显示出错警告”复选框,选择“终止”样式,在“标题”框内输入“输入错误”,在“错误信息”框内输入“你输入的 数据已经存在,必须唯一”,最后单击“确定”按钮。

复制函数
  到此,我们只是设置了最上面的一个单元格,还不能起任何作用,必须把这个设置应用到这一列的所有单元格。选择单元格A1,鼠标移动到A1的右下角,当鼠标变为“十”字形状时,拖动鼠标向下覆盖A列的其它单元格。
  效果 这样,当我们在A列中输入同列中已有的信息时,Excel就会弹出对话框,提示输入错误,并终止输入。需要对刚才输入的数据进行修改光标方可移到下一个单元格。